Directievergadering, lunchmeeting, werkoverleg, … Er wordt nogal wat vergaderd in België! Is dat bij jou op het werk ook zo? Check onze tips om sneller en vooral efficiënter te vergaderen.
1. Kort en krachtig
Vergaderingen kosten tijd en geld, en leveren meestal niet het gewenste resultaat. Iedereen moppert, en toch geven we ons over aan eindeloos lange vergadersessies. Nochtans is kort en krachtig … beter. Minder vergaderen geeft meer resultaat. Vraag regelmatig om de vergadering even te onderbreken. Neem een plaspauze of haal een kop koffie. Een deugddoende pauze verhoogt de concentratie én het tempo. En misschien kun je een aantal vergaderingen vervangen door overleg via andere communicatiemiddelen, zoals een conference call. En misschien kunnen bepaalde afspraken gewoon ook via e-mail gemaakt worden.
Artikel: Is het nodig om te vergaderen of niet? [INFOGRAPHIC]
2. Horen, zien en … luisteren
Zowat een kwart van de Belgische arbeidstijd gaat op aan vergaderen. Reken dat maar eens om in euro! Dus het is beter (en goedkoper) om lange vergaderingen te voorkomen. Kijk eerst eens naar jezelf, streng maar rechtvaardig. Is jouw tussenkomst echt noodzakelijk? Kun je je mening korter formuleren? Heb je een constructief standpunt? Biedt jouw bijdrage een meerwaarde aan de vergadering? Val je niet in herhaling? Luister je voldoende naar de andere deelnemers?
3. Vergader staand
De ultieme tip om efficiënt te vergaderen? Staan. Verrassend hoe snel de vergadering dan gedaan is (tot 34% sneller blijkt uit onderzoek). En staan is dan ook nog eens gezonder dan zitten. Twee vliegen in één klap: je vergadert sneller en je leeft langer. De nieuwe trend marcheert de bedrijfswereld binnen. Maar misschien moet je hem wel nog gepast voorstellen in jouw onderneming. Bespreek het idee “kort” op je volgende vergadering.
4. Hou de touwtjes in handen
Organiseer je zelf de vergadering? Zorg dan voor een goede voorbereiding en een strakke tijdsplanning. Leg vooraf de agenda schriftelijk vast. Bepaal je doelstellingen en kies de deelnemers in functie hiervan. Beperk hun aantal, zodat je vergadering niet uitmondt in eindeloze discussies. Maak een goed verslag. Zo zijn de afwezigen ook op de hoogte en heb je tegelijk een stevige basis voor de volgende vergadering. Tot slot: sluit de vergadering positief af.
Doelgericht en efficiënt vergaderen is op zich geen tijdverspilling. Het valt ook niet weg te denken uit ons bedrijfsleven.
Enjoy your Job
Enjoy your Meeting
