GDPR en Offboarding: 5 Essentiële Inzichten voor HR-professionals

De General Data Protection Regulation (GDPR) brengt duidelijke verplichtingen met zich mee, niet alleen tijdens het dienstverband, maar ook bij het beëindigen ervan. HR-professionals staan hierbij aan de frontlinie om te zorgen dat persoonsgegevens correct worden beheerd, ook wanneer een medewerker vertrekt. In deze blog duiken we in de belangrijkste aandachtspunten en geven we praktische tips om compliant te blijven.

Wat kun je verwachten?

1. De rol van een privacybeleid bij offboarding

2. Afspraken rond communicatie over uitdiensttreding

3. Correct omgaan met zakelijke mailboxen en toegang tot gegevens

4. Richtlijnen voor het gebruik van foto’s en beeldmateriaal na vertrek

5. Hoe te handelen bij GDPR-verzoeken van ex-medewerkers

1. Privacybeleid als basis voor een soepel offboarding-proces

De basis van GDPR-compliancy begint bij een sterk privacybeleid. Dit beleid biedt niet alleen duidelijkheid voor werknemers, maar fungeert ook als buffer bij conflicten rond persoonsgegevens. Zo voorkom je dat een conflict uitloopt in een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Bij offboarding is het essentieel dat werknemers goed zijn geïnformeerd over hun rechten en dat procedures duidelijk zijn vastgelegd​.

2. Afspraken over interne communicatie: less is more

Bij het vertrek van een werknemer is het vaak gebruikelijk om collega’s op de hoogte te stellen. Belangrijk is om hier terughoudend in te zijn: deel enkel wat strikt noodzakelijk is. De GBA benadrukt regelmatig dat extra details over het ontslag – zoals redenen of aantal waarschuwingen – niet mogen worden gedeeld. Hou het dus neutraal en vermeld enkel de datum van beëindiging​.

4. Foto’s en beeldmateriaal: duidelijke afspraken vooraf

Het gebruik van foto’s van medewerkers op de website of sociale media is vaak een grijs gebied. Onder de GDPR worden herkenbare foto’s als persoonsgegevens beschouwd. Zorg daarom voor duidelijke afspraken met medewerkers over het gebruik van hun beelden – en niet alleen tijdens hun dienstverband. Dit voorkomt dat ex-medewerkers achteraf om verwijdering van hun foto’s vragen, iets wat bedrijven verplicht zijn te doen zonder expliciete toestemming​.

5. GDPR-verzoeken: omgaan met inzageverzoeken na vertrek

Een ex-medewerker heeft het recht om te weten welke gegevens het bedrijf nog over hen bezit en kan inzage vragen. In de praktijk kan dit complex zijn, vooral omdat bepaalde gegevens vaak langere tijd bewaard moeten worden. Stel daarom een duidelijke procedure op waarin je aangeeft welke data bewaard worden, hoelang en om welke redenen. Zo kun je snel en overzichtelijk op dergelijke verzoeken reageren zonder tijd te verliezen​.

Zorg dat je voorbereid bent

GDPR is inmiddels stevig ingeburgerd, maar uit de praktijk blijkt dat bedrijven nog regelmatig struikelen over de regels. Zorg er daarom voor dat je als HR-professional goed op de hoogte bent van de nieuwste richtlijnen en zorg dat deze binnen het bedrijf goed worden opgevolgd. Een sterk privacybeleid en heldere offboardingprocedures maken een wereld van verschil – voor je bedrijf en je medewerkers.