Laatste wijziging: 20 april 2023
Asap.be (hierna ‘asap’) vindt jouw privacy zeer belangrijk. Vanuit de waarden die wij als asap uitdragen, vinden wij het essentieel om voor onze (kandidaat-) uitzendmedewerkers een betrouwbare omgeving te creëren waarbij hun persoonsgegevens op een ethische en respectvolle wijze worden verwerkt.
Je hebt het recht om te weten op welke manier wij jouw persoonsgegevens als (kandidaat-)uitzendmedewerker verwerken.
We hebben getracht zo duidelijk mogelijke taal te gebruiken. Hierbij vind je alvast een lijst waarin een aantal belangrijke begrippen worden uitgelegd.
AVG/GDPR: de Algemene Verordening voor Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens in werking op 25 mei 2018 (ook wel ‘GDPR’ – General Data Protection Regulation genoemd). Deze Europese wetgeving werd omgezet in de Belgische Kaderwet van 30 juli 2018.
Betrokkene(n): in het kader van deze Privacy Policy worden hiermee de (kandidaat-) uitzendmedewerkers bedoeld.
Persoonsgegevens: dit is alle informatie die direct (naam, adres, e-mailadres, geboortedatum, ...) of indirect (IP-adres) kan leiden tot een identificeerbare natuurlijke persoon.
Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie van een persoon of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele geaardheid.
Verwerken van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke: Asap is in deze eindverantwoordelijke voor de correcte en veilige verwerking van uw persoonsgegevens
Gegevensinbreuk: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens;
Verwerker: een organisatie die in opdracht van Asap uw persoonsgegevens verwerkt.
Verwerkersovereenkomst: een specifieke overeenkomst tussen de verwerker en Asap waarbij Asap bepaalt welke persoonsgegevens voor welke doeleinden mogen verwerkt worden en waarin de verwerker de nodige garanties biedt met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens conform de AVG en de Belgische Kaderwet.
DPO: afkorting voor ‘Data Protection Officer’ (of functionaris voor gegevensbescherming in het Nederlands). Dit is de persoon die door Asap werd aangesteld als contactpersoon met betrekking tot alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van persoonsgegevens en de uitoefening van je rechten in dit kader.
De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is Asap.be met hoofdzetel te Zuiderring 11, 3600 Genk. De verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt volgens de voorschriften van de AVG dd. 27/04/2016 en de Belgische Kaderwet dd. 30 juli 2018.
Asap heeft een DPO aangesteld die als contactpersoon zal optreden met betrekking tot alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van persoonsgegevens en de uitoefening van je rechten. Indien je vragen hebt met betrekking tot deze privacy policy kan je contact opnemen met de DPO via privacy@asap.be.
| Welke persoonsgegevens? | Doel en waarom nodig? | Bron | Wettelijke grondslag |
|---|---|---|---|
| Identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken (naam, adres, geboortedatum, …) | Noodzakelijk voor de opmaak van een overeenkomst tussen asap en uitzendmedewerker | De uitzendmedewerker | Contractuele basis tussen asap en de uitzendmedewerker |
| Identificatiegegevens ( opleiding en vorming, trainingen, beroep en betrekking, vrijetijdsbesteding en interesses) | Deze gegevens zijn noodzakelijk om jou te matchen en op te volgen; noodzakelijk voor de uitvoering van de dienstverlening van asap. | De uitzendmedewerker, de klant die jou de uitzendmedewerker tewerkstelt of rechtstreeks van het opleidingscentrum waar de opleiding gevolgd werd | Contractuele basis tussen asap en de uitzendmedewerker |
| Rijkregisternummer/ identificatienummer sociale zekerheid | Dit persoonsgegeven hebben we nodig voor de Dimona aangifte. | De uitzendmedewerker | Wettelijke verplichting / contractuele basis |
| Identificatiegegevens en context informatie die bezorgd worden aan asap in het kader van een klacht | Beheren en opvolgen van klachten (*) | De uitzendmedewerker en/of de persoon die een klacht neerlegt tegen de uitzendmedewerker. | Contractuele basis/ gerechtvaardigd belang |
| Gegevens betreffende gezondheid (bv. allergieën in het kader van een specifiek job aanbod of bv. arbeidsongeschiktheid, uitgeschreven door een arbeidsarts). | Juiste job matching; dus noodzakelijk voor de dienstverlening van asap | De uitzendmedewerker of de arbeidsarts van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk | Expliciete toestemming van de uitzendmedewerker ofwel wettelijke verplichting (indien een arbeidsarts iemand arbeidsongeschikt stelt) |
| Financiële bijzonderheden, samenstelling gezin. | Ter uitvoering van het contract tussen asap en de uitzendmedewerker; nl. uitbetaling van het loon | De uitzendmedewerker of de klant die jou tewerkstelt . | Wettelijke verplichting/ contract tussen asap en de uitzendmedewerker |
| Identificatiegegevens (e-mailadres) | Asap verstuurt nieuwsbrieven per e-mail | De uitzendmedewerker | Expliciete toestemming |
| Identificatiegegevens (e-mailadres) en gegevens over jouw tevredenheid over Asap (e-mailadres) | Ter beoordeling van de dienstverlening van asap, indien er een contract aanwezig is tussen asap en de uitzendmedewerker | De uitzendmedewerker | Contract tussen asap en de uitzendmedewerker |
(*) Gegevens die je ons in dit kader bezorgt, worden uiterst vertrouwelijk behandeld en zijn, afhankelijk van het type klacht, in beheer bij de interne verantwoordelijke persoon.
Asap zal uw persoonsgegevens bewaren zolang dat redelijkerwijs nodig is voor de doeleinden zoals beschreven in dit document, dit wil zeggen dat wij uw gegevens bewaren zolang als nodig is om onze dienstverlening te kunnen aanbieden.
Deze bewaartermijnen houden rekening met wettelijke bewaartermijnen. Indien u als uitzendmedewerker een contract heeft afgesloten met asap, dan zal asap bepaalde persoonsgegevens dienen te bewaren voor een periode van tien jaar na einde contract.
Als je gegevens met ons deelt, heb je als betrokkene een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze worden hieronder beschreven.
Wij willen er wel op wijzen dat deze rechten geen absolute rechten zijn. Dit wil zeggen dat de vraag tot uitvoering beperkt kan worden omdat de rechten en vrijheden van andere betrokkenen niet mogen worden gecompromitteerd of omdat er wettelijke verplichtingen aan ons worden opgelegd.
| Recht | Omschrijving |
|---|---|
| Recht op informatie | Door middel van deze Policy bieden we een antwoord op dit recht. |
| Recht op toegang/ recht op kopij | Je kan steeds aan privacy@aAsap.be een verzoek richten om al de door ons opgeslagen gegevens in te kijken en/of hier een afprint van te verkrijgen in een leesbaar formaat. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, gaan wij steeds een identificatie uitvoeren. |
| Recht op rechtzetting | Je hebt het recht om elk persoonsgegeven dat wij van jou verwerken te laten aanpassen wanneer dit niet meer correct is. |
| Recht op verwijdering | Wanneer je niet meer wenst dat wij jouw persoonlijke gegevens verwerken, kan je door middel van e-mail naar privacy@aAsap.be aanvragen om deze gegevens te verwijderen uit onze bestanden. Dit recht is echter geen absoluut recht en je dient er rekening mee te houden dat andere wetgeving dit recht kan beperken. Alle persoonlijke gegevens die wij van jou verwerken op basis van ‘toestemming’ kan je echter onmiddellijk laten verwijderen wanneer je de toestemming intrekt. Dit kan op eenvoudig verzoek door middel van een e-mail naar privacy@asap.be Indien er een geschil lopende is tussen asap en de betrokken uitzendmedewerker, heeft asap een gerechtvaardigd belang om geen persoonsgegevens te wissen tot einde van dit geschil. |
| Recht op de beperking van een verwerking | Wanneer je het niet eens bent met één of meer van de verwerkingen die wij met jouw gegevens uitvoeren, kan je hier een beperking op inroepen. Dit kan gebeuren bij eenvoudige vraag per e-mail naar privacy@asap.be. Wij gaan jouw gegevens, binnen deze specifieke verwerking, dan niet langer verwerken tot alles uitgeklaard is. |
| Recht op bezwaar | Je hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Asap staakt de verwerking van de persoonsgegevens tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Je hebt ook het recht om, in geval jouw persoonsgegevens verwerkt worden ten behoeve van direct marketing, bezwaar te maken tegen de verwerking. |
| Recht op overdracht van jouw gegevens | Wanneer je wenst naar een vergelijkbare organisatie over te stappen, kan je ons vragen (via privacy@aAsap.be) om de door jou aangebrachte gegevens in een digitaal formaat aan te leveren. |
| Recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Autoriteit | Wanneer je vermoedt of denkt te weten dat wij onzorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaan of de hierboven beschreven rechten niet respecteren, dan kan je hierover een klacht indienen bij de bevoegde Belgische Autoriteit op het volgende adres: Gegevensbeschermingsautoriteit, klachtendienst, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Dit kan ook via hun website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/startpagina |
Intern
Binnen asap hebben alleen de daartoe gemachtigde personeelsleden en de personen die asap aanwijst, toegang tot jouw persoonsgegevens. Dit zijn alleen die personen die voor de correcte uitvoering van hun functie of voor de behoeften van de dienst, toegang nodig hebben.
Extern
Aan verwerkers die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken:
Voor bepaalde verwerkingen doen wij een beroep op andere partijen. De loonberekening gebeurt bijvoorbeeld door een sociaal secretariaat. We hebben met deze partijen een verwerkersovereenkomst afgesloten om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens ook door hen op een veilige en op vertrouwelijke wijze worden verwerkt. De verwerkersovereenkomst garandeert passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen. Jouw persoonsgegevens zijn bij hen bijgevolg in goede handen.
| Verwerkers | Waarom doen wij dit? | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Loonsecretariaat | Loonadministratie | Wettelijke verplichting, contract tussen uitzendmedewerker en asap |
| Support en maintenance | We hebben een veelvoud aan applicaties en systemen waarop een support- en maintenance contract van toepassing is. Wanneer deze verwerkers support geven, bestaat de kans dat zij in aanraking komen met persoonsgegevens. Zo ook bv. het callcenter waarmee asap samenwerkt om na de kantooruren bereikbaar te zijn en een minimale ondersteuning te bieden voor uitzendmedewerkers. | Gerechtvaardigd belang |
Aan andere organisaties die in eigen persoon verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens:
| Ontvangers | Waarom doen wij dit? | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Klanten van Asap | Bepaalde persoonsgegevens worden doorgegeven aan onze klanten. Wij beperken deze persoonsgegevens zoveel mogelijk tot werk gerelateerde informatie. Op het inlichtingenblad zal uw toestemming ook bevraagd worden inzake de doorgifte van uw e-mailadres en privételefoonnummer naar klanten van asap. | Contract tussen uitzendmedewerker en asap, toestemming van uitzendmedewerker |
| Verzekeringsmaatschappij | Aansluiting uitzendmedewerker in het kader van een verplichte arbeidsongevallenverzekering | Wettelijke verplichting |
| Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk | Aansluiting uitzendmedewerker in het kader van o.a. verplicht medisch gezondheidstoezicht bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk | Wettelijke verplichting, contract tussen uitzendmedewerker en asap |
| Opleidingscentra en overheidsdiensten, verantwoordelijk voor de uitbetaling van subsidies | Asap geeft bepaalde persoonsgegevens door aan opleidingscentra. Dit ofwel omdat de uitzendmedewerker vragende partij is om de opleiding te volgen ofwel het één van de voorwaarden is om effectief de functie uit te oefenen bij de klant. Hiermee samenhangend zal asap ook bepaalde persoonsgegevens doorgeven aan overheidsdiensten, om de uitbetaling van bepaalde subsidies te verkrijgen inzake gevolgde opleidingen door de uitzendmedewerker. | Contract tussen uitzendmedewerker en asap, gerechtvaardigd belang |
| Banken, auditors | Jaarlijks dienen wij een financiële audit te laten uitvoeren. Binnen deze audit kunnen vragen gesteld worden over uitbetaling aan onze medewerkers. De banken waarmee asap samenwerkt, verkrijgen bepaalde persoonsgegevens aangezien zij de uitbetaling verrichten van het loon aan onze uitzendmedewerkers. | Wettelijke verplichting, contract tussen asap en de uitzendmedewerker, gerechtvaardigd belang |
| Andere bedrijven binnen de Asap groep | In bepaalde gevallen kan Aasap er voor kiezen om jouw gegevens door te geven aan een andere organisatie binnen de Aasap groep. Dit kan gebeuren indien deze organisatie een opdracht krijgt waar jouw profiel gezocht wordt. | Gerechtvaardigd belang |
| Varia (mutualiteiten, overheidsinstellingen, vakbonden, sociale inspecties, ...) | Verder kunnen bepaalde organisaties of instellingen met een verscheidenheid aan vragen komen. Onze DPO beoordeelt of deze organisaties of instellingen de opgevraagde persoonsgegevens mogen/moeten verkrijgen. | Wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang, contractuele basis |
Een aantal van onze partners (verwerkers, verwerkingsverantwoordelijken) kunnen persoonsgegevens van onze uitzendmedewerkers buiten de EU verwerken. Dit kan bv. bij het gebruik van cloud platformen het geval zijn.
Indien jouw persoonsgegevens door ons of onze verwerkers zouden worden doorgegeven aan partners in landen buiten de EU, dan zal dit alleen gebeuren indien deze landen voorkomen op de witte lijst van de Europese Commissie. Dit houdt in dat ze de nodige garanties geven met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.
Indien een land of internationale organisatie niet op deze lijst voorkomt dan waken wij erover dat passende waarborgen geboden worden met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens zoals voorgeschreven door de GDPR.
Aangezien asap jouw privacy belangrijk vindt, stellen wij alles in het werk om jouw persoonsgegevens op een adequate manier te beveiligen. Wij hebben alle passende fysische, technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen een mogelijke gegevensinbreuk.
Wij zien er trouwens ook op toe dat elk van onze medewerkers en verwerkers vertrouwelijk omgaan met persoonsgegevens.
Indien je vragen hebt met betrekking tot deze privacy policy of de uitoefening van je rechten in dit kader, kan je contact opnemen met onze DPO (privacy@asap.be)
Asap houdt zich het recht voor om dit privacy beleid te updaten. Het is daarom belangrijk dat je steeds de meest recente versie raadpleegt door te klikken op de link helemaal onderaan op de asap home page via www.asap.be