Document, modifié à la date du 20 avril 2023
Asap.be (si après : ‘asap’) considère votre vie privée comme très importante. Sur la base des valeurs que nous propageons en tant qu’asap, nous trouvons essentiel de créer un environnement fiable pour nos (candidats-) travailleurs temporaires dans lequel leurs données à caractère personnel sont protégées de manière éthique et respectueuse ».
Vous avez le droit de savoir comment nous protégeons vos données à caractère personnel en tant que (candidat-) travailleur temporaire.
Nous avons essayé d’utiliser un langage aussi clair que possible. Ici vous trouverez une liste dans laquelle un certain nombre de concepts importants sont expliqués.
RGPD: le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données en vigueur le 25 mai 2018 (aussi appelé ‘RGPD’ – Règlement général sur la protection des données). Cette législation européenne a été transposée dans la loi-cadre belge du 30 juillet 2018.
Personne concernée : dans le cadre de la présente politique de confidentialité il s’agit des employés temporaires (candidats).
Données personnelles: il s’agit de toutes les informations qui peuvent conduire directement (nom, adresse, adresse e-mail, date de naissance, ...) ou indirectement (adresse IP) à une personne physique identifiable.
Des catégories particulières de données à caractère personnel : des données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance syndicale, et traitement des données génétiques, données biométriques dans le but d’identifier de manière unique une personne ou des données sur la santé, ou données relatives au comportement sexuel ou à l’orientation sexuelle d’une personne.
Traitement des données à caractère personnel: toute opération ou ensemble d’opérations effectuées sur des données à caractère personnel ou sur un ensemble de données à caractère personnel, que ce soit ou non par des moyens automatisés, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, le stockage, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, l’alignement ou la combinaison, le blocage, l’effacement ou la destruction des données ;
Responsable du traitement: Asap est responsable en dernier ressort du traitement correct et sécurisé de vos données personnelles
Violation de données: violation de la sécurité qui entraîne accidentellement ou illégalement la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès aux données à caractère personnel transmises, stockées ou traitées d’une autre manière ;
Sous-traitant : partenaire qui traite des données personnelles pour le compte d’asap.
Contrat de traitement: un contrat spécifique entre le sous-traitant et asap par lequel asap détermine quelles données peuvent être traitées à quelles fins et dans lequel le sous-traitant offre des garanties nécessaires en ce qui concerne le traitement des données personnelles conformément le RGPD et la loi-cadre belge.
DPO: abréviation de ‘Data Protection Officer’ (ou délégué à la protection des données en français). Ceci est la personne désignée par asap comme personne de contact pour toutes les questions liées au traitement des données à caractère personnel et à l’exercice de vos droits dans ce contexte.
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est asap.be avec son siège social à Zuiderring 11, 3600 Genk. Le traitement des données à caractère personnel a lieu conformément le RGPD daté 27/04/2016 et la loi-cadre belge datée 30 juillet 2018.
Asap a désigné un DPO qui agira en tant que personne de contact pour toutes les questions liées au traitement des données à caractère personnel et à l’exercice de vos droits. Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, vous pouvez contacter notre DPO par privacy@asap.be.
| Quelles données personnelles ? | Objectif et pourquoi nécessaire? | Source | Base juridique |
|---|---|---|---|
| Données d’identification, caractéristiques personnelles (nom, adresse, date de naissance, …) | Nécessaire à l’établissement d’un contrat entre asap et le travailleur intérimaire | Le travailleur intérimaire | Base contractuelle entre asap et le travailleur intérimaire |
| Données d’identification (éducation et formation, profession et emploi, activités de loisirs et intérêts) | Ces informations sont nécessaires pour faire un match entre vous et nos postes vacants; nécessaire pour l’exécution de nos services | Le travailleur intérimaire, le client qui emploie le travailleur intérimaire ou directement depuis le centre de formation où la formation a été suivie | Base contractuelle entre asap et le travailleur intérimaire |
| Numéro de registre national / numéro d’identification de sécurité sociale | Nous avons besoin de ces informations pour la déclaration à Dimona. | Le travailleur intérimaire | Une base légale / base contractuelle entre asap et le travailleur intérimaire |
| Données d’identification et informations supplémentaires fournissez à asap dans le cadre d’une plainte | Gestion et suivi des plaintes (*) | Le travailleur intérimaire ou la personne qui dépose une plainte contre le travailleur intérimaire. | Base contractuelle/l’intérêt légitime. |
| Données concernant la santé (par exemple, allergies dans le cadre d’une offre d’emploi spécifique ou par exemple l’incapacité de travailler, noté par le médecin du travail) | Ces informations sont nécessaires pour faire un match entre vous et nos postes vacants; nécessaire pour l’exécution de nos services | Le travailleur intérimaire ou le médecin du travail du service externe concernant la prévention et protection au travail | Consentement explicite de vous ou une base légale (quand le médecin du travail nous informe de votre incapacité de travailler) |
| Détails financiers, composition de la famille | Pour l’exécution du contrat entre asap et le travailleur intérimaire ; paiement des salaires | Le travailleur intérimaire | Base légale / Base contractuelle entre asap et le travailleur intérimaire |
| Données d’identification (adresse e-mail) | Asap envoie des newsletters par e-mail | Le travailleur intérimaire | Consentement explicite |
| Données d’identification (adresse e-mail) et données sur votre satisfaction d’asap | Evaluer les services d’asap, s’il existe un contrat entre asap et le travailleur intérimaire | Le travailleur intérimaire | Base contractuelle entre asap et le travailleur intérimaire |
(*) Les données que vous nous fournissez dans ce cadre seront traitées avec la plus grande confidentialité et seront gérées, selon le type de plainte, par la personne responsable interne.
Asap conservera vos données à caractère personnel aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins décrites dans ce document, c’est-à-dire que nous conserverons vos données aussi longtemps que nécessaire pour pouvoir offrir nos services.
Les délais de conservation tiennent compte des délais de conservation légaux. Si, en tant qu’employé temporaire, vous avez conclu un contrat avec asap, asap devra conserver certaines données personnelles pendant une période de dix ans après la fin du contrat.
Si vous partagez des données avec nous, vous, en tant que personne concernée, disposez d’un certain nombre de droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel. Ceux-ci sont décrits ci-dessous.
Cependant, nous tenons à souligner que ces droits ne sont pas des droits absolus. Cela signifie que la demande d’exécution peut être limitée parce que les droits et libertés des autres personnes concernées ne peuvent pas être compromis ou parce que des obligations légales nous sont imposées.
| Droite | Définition |
|---|---|
| Droit à l’information | Par le biais de cette politique, nous offrons une réponse à ce droit. |
| Droit d’accès / Droit de copie | Vous pouvez toujours envoyer une demande à privacy@asap.be pour afficher toutes les données que nous stockons ou pour en obtenir un aperçu dans un format lisible. Pour nous assurer que la demande d’accès a été faite par vous, nous effectuerons toujours une identification. |
| Droit de rectification | Vous avez le droit de faire ajuster toutes les données personnelles que nous traitons à votre sujet si ces données personnelles ne sont plus correctes. |
| Droit à l’effacement | Si vous n’êtes pas d’accord avec une ou plusieurs des opérations de traitement que nous effectuons avec vos données, vous pouvez invoquer une restriction à ce sujet. Cela peut se produire avec une simple question par e-mail à privacy@asap.be Nous ne traiterons alors plus vos données, dans le cadre de ce traitement spécifique, tant que tout n’aura pas été clarifié. |
| Droit à la limitation du traitement | Si vous n’êtes pas d’accord avec une ou plusieurs des opérations de traitement que nous effectuons avec vos données, vous pouvez invoquer une restriction à ce sujet. Cela peut se produire avec une simple question par e-mail à privacy@Asap.be Nous ne traiterons alors plus vos données, dans le cadre de ce traitement spécifique, tant que tout n’aura pas été clarifié. |
| Droit d’opposition | Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données personnelles sur la base d’un intérêt légitime. Asap cessera de traiter les données personnelles, sauf si nous pouvons démontrer des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui l’emportent sur vos intérêts, droits et libertés ou ceux liés à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice. Vous avez également le droit, dans le cas où vos données personnelles sont traitées à des fins de marketing direct, de vous opposer au traitement. |
| Droit de transférer vos données à un niveau similaire | Si vous souhaitez passer à une organisation similaire, vous pouvez nous demander (par privacy@asap.be) de fournir les données que vous avez fournies dans un format numérique. |
| Droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité belge | Si vous soupçonnez ou pensez savoir que nous traitons vos données personnelles de manière négligente ou que nous ne respectons pas les droits décrits ci-dessus, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Autorité belge compétente à l’adresse suivante: Autorité de protection des données, service des plaintes, Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles. Cela peut également être fait par leur site Web: www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen |
Interne
Au sein d’asap, seuls les membres du personnel autorisés et les personnes désignées par asap ont accès à vos données à caractère personnel. Il ne s’agit que des personnes qui ont besoin d’un accès pour l’exécution correcte de leur fonction ou pour les besoins du service.
Externe
Aux organisations externes, qui agissent en tant que processeurs pour asap :
Pour certaines opérations de traitement, nous faisons appel à d’autres parties. Par exemple, le calcul du salaire est effectué par un secrétariat social. Nous avons conclu un contrat de traitement avec ces parties pour nous assurer que vos données à caractère personnel sont également traitées par elles de manière sécurisée et confidentielle. Le contrat de traitement garantit des mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées. Vos données personnelles sont donc entre de bonnes mains avec eux.
| Processeurs | Pourquoi faisons-nous cela? | Base juridique |
|---|---|---|
| Secrétariat de la paye | Administration de la gestion de la paie | Obligation légale / base contractuelle entre asap et le travailleur intérimaire |
| Support en maintenance | Nous avons beaucoup d’applications et de systèmes auxquels s’applique un contrat de support et de maintenance. Lorsque ces sous-traitants fournissent une assistance, il est possible qu’ils entrent en contact avec des données personnelles. Cela inclut, par exemple, le centre d’appels avec lequel asap travaille pour être disponible après les heures de bureau et pour offrir un soutien minimal aux employés temporaires. | Intérêt légitime |
Aux organisations externes, qui sont eux-mêmes responsables du traitement concernant les données à caractère personnel:
| Récepteurs | Pourquoi faisons-nous cela? | Base juridique |
|---|---|---|
| Clients Asap | Certaines données personnelles sont transmises à nos clients. Nous limitons autant que possible ces données personnelles aux informations liées au travail. Sur la fiche d’information, votre consentement sera également demandé concernant le transfert de votre adresse e-mail et de votre numéro de téléphone privé aux clients d’asap. | Base contractuelle entre asap et le travailleur intérimaire, base légale, consentement explicite du travailleur intérimaire |
| Compagnie d’assurance | Raccordement des travailleurs intérimaires dans le cadre de l’assurance obligatoire contre les accidents du travail | Base légale |
| Service externe concernant la prévention et la protection au travail | Mise en relation d’un travailleur intérimaire dans le cadre, entre autres, de la surveillance médicale obligatoire de la santé avec un service externe de prévention et de protection au travail | Base légale / Base contractuelle entre asap et le travailleur intérimaire |
| Centres de formation et administrations publiques responsables du versement des subventions | Asap transmet certaines données personnelles aux centres de formation. C’est soit parce que le travailleur intérimaire demande à suivre la formation, soit parce que c’est l’une des conditions pour exercer efficacement la fonction avec le client. Dans ce cadre, asap transmettra également certaines données personnelles aux administrations publiques afin d’obtenir le paiement de certaines subventions pour la formation suivie par le salarié intérimaire. | Base contractuelle entre asap et le travailleur intérimaire / l’intérêt légitime |
| Banques, auditeurs | Nous devons faire effectuer une vérification financière chaque année. Dans le cadre de cet audit, des questions peuvent être posées sur le paiement à nos employés. Les banques avec lesquelles asap coopère obtiennent certaines données personnelles lorsqu’elles paient les salaires de nos employés temporaires. | Base légale, base contractuelle entre asap et le travailleur intérimaire, l’intérêt légitime |
| Autres sociétés du groupe Asap | Dans certains cas, asap peut choisir de transmettre vos données à une autre organisation du groupe Asap. Cela peut se produire si cette organisation reçoit une mission où votre profil est recherché. | L’intérêt légitime |
| Divers (caisses d’assurance maladie, institutions gouvernementales, syndicats, inspections sociales, ...) | En outre, certaines organisations ou institutions peuvent se poser diverses questions. Notre DPO évalue si ces organisations ou institutions peuvent/doivent obtenir les données personnelles demandées. | Base légale, base contractuelle entre asap et le travailleur intérimaire, l’intérêt légitime |
Un certain nombre de nos partenaires (sous-traitants, responsables du traitement) peuvent traiter les données personnelles de nos travailleurs intérimaires en dehors de l’Union Européenne. Ceci est possible, par exemple, lors de l’utilisation de cloud platforms.
Si vos données personnelles sont transférées par nous ou nos sous-traitants à des partenaires situés dans des pays en dehors de l’UE, cela ne se produira que si ces pays figurent sur la liste blanche de la Commission européenne. Cela signifie qu’ils fournissent les garanties nécessaires en ce qui concerne la protection des données personnelles.
Si un pays ou une organisation internationale ne figurent pas sur cette liste, nous veillerons à ce que les garanties appropriées soient en place en ce qui concerne la protection des données personnelles comme prescrit par le RGPD.
Étant donné qu’asap considère que votre vie privée est importante, nous mettons tout en œuvre pour protéger adéquatement vos données à caractère personnel. Nous avons pris toutes les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour sécuriser vos données et les protéger contre une éventuelle violation de données.
Nous veillons également à ce que chacun de nos employés et sous-traitants traitent les données personnelles de manière confidentielle.
Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité ou l’exercice de vos droits dans ce contexte, vous pouvez contacter notre DPO (privacy@asap.be)
Asap se réserve le droit de mettre à jour cette politique de confidentialité. Il est donc important que vous consultez toujours la dernière version en cliquant sur le lien en bas de la home page site Web d’asap par www.asap.be.