Met deze 8 vaardigheden scoor je als administratief bediende!

De term ‘administratief bediende’ is eigenlijk een verzamelnaam voor de meest uiteenlopende functies. Een management assistant heeft een compleet ander takenpakket dan een onthaalbediende. En iemand die bij customer service werkt, zit in een totaal andere werkwereld dan een planner. Toch verbinden enkele vaardigheden deze administratieve vacatures met elkaar. We verklappen je graag welke dat zijn. Zodat jij ze bij kan schaven voor je (toekomstige) administratieve functie!

Over welke hard skills beschik je als administratief bediende?

Hard skills zijn meetbaar. Het zijn vaardigheden die je leert binnen een opleiding, maar net zo goed vanuit je hobby of door het lezen van specifieke boeken tot je persoonlijke vaardighedenpakket kan rekenen.

1. Computerkennis

Je werkt als administratieve medewerker nagenoeg de hele dag op een computer. Een degelijke basiskennis van de meest gebruikelijke programma’s van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams en SharePoint) is dus onmisbaar. Specifiekere boekhoudkundige programma’s leer je vaak on the job. Maar hier geldt ook: hoe straffer je computer skills, hoe sneller je nieuwe software onder de knie krijgt.

2. Talenkennis

Een goede kennis van het Nederlands is cruciaal voor een administratief bediende. Foutloos schrijven is daarbij een absolute must. De mails die je naar medewerkers, klanten of leveranciers stuurt, zijn het visitekaartje van het bedrijf. En een dt-fout keldert meteen je professionalisme, zonde!

Kennis van wereldtalen zoals Engels en Frans zijn ook altijd mooi meegenomen, zelfs als de vacature dat niet expliciet vraagt. De kans dat er ook anderstalige klanten of medewerkers rondlopen, is immers groot. Op die manier heb je een streepje voor op de rest en sta je alvast niet met je mond vol tanden. Vermeld zeker bij elke taal op je CV welk taalniveau je beheerst. Uniform maken we gebruik van het Europese taalniveau met onderverdelingen in A, B en C. Weet je niet op welk niveau je een taal beheerst? Vis het hier uit.

3. Boekhouden

Heb jij de nodige dosis boekhouden in je opleiding achter de kiezen? Vermeld dit dan zeker bij je sollicitatie en op de werkvloer. Op die manier weet je leidinggevende alvast dat je goed bent met cijfers en bestaat de kans dat je takenpakket uitbreidt met het opstellen van offertes of facturen.

4. Diploma

Voor de meeste administratieve functies volstaat een diploma secundair onderwijs. Een specifiekere afstudeerrichting zoals kantoor in het secundair onderwijs of een bachelorsdiploma in office- of logistiek management speelt natuurlijk altijd in je voordeel, maar het kan zijn dat je door je ervaring of een sterk cv toch een kans krijgt. Laat je dus niet te snel ontmoedigen!

En hoe zit het met je soft skills als administratief bediende?

Soft skills gaan over wie je bent, als persoon, en je omgang met anderen. Deze vaardigheden zijn moeilijker meetbaar. Je kunt je soft skills wel verder ontwikkelen door het volgen van cursussen of coachingstrajecten.

5. Communicatief

Goed communiceren is in elke sector belangrijk, maar als administratief bediende is het cruciaal. We doelen hier niet enkel op duidelijke communicatie om fouten te vermijden, maar ook de manier waarop je communiceert binnen én buiten het bedrijf is heel belangrijk. Zo ben je als onthaalmedewerker vaak het eerste aanspreekpunt van klanten en leveranciers. Maar ook niet-communiceren is af en toe belangrijk. Wanneer je als management assistant boodschappen van het management naar de rest van de organisatie filtert, is discreatie af en toe van levensbelang.

Het – op een respectvolle manier – geven van feedback én het durven vragen naar feedback wordt ook erg gewaardeerd. Hiermee toon je dat je open staat voor verbetering.

6. Flexibiliteit/ stressbestendigheid

Een dag op kantoor is af en toe een hectische bedoening. Dan ben je met verschillende zaken tegelijk bezig, komt er een dringend telefoontje tussen én vraagt je leidinggevende om even samen te zitten. Als jij je flexibel kunt opstellen binnen jouw rol als administratief medewerker en het hoofd koel weet te houden, fiets je gezwind tussen alle hectiek door.

7. Creativiteit

Werkgevers appreciëren iemand die out of the box denkt. Wanneer je originele oplossingen kan verzinnen voor problemen, ben je sowieso iemand die mee kan denken. Je denkt bijvoorbeeld een nieuw systeem uit om de post efficiënter tot bij elke afdeling te laten komen. Of je ontwerpt een handige spreadsheet om alle verjaardagen op kantoor bij te houden. Op die manier geef je het bedrijf administratief mee richting.

8. Vriendelijkheid

En – last but not least – een glimlach doet wonderen. Zowel je klanten en leveranciers als je collega’s zullen je goede humeur weten te waarderen. Een klant hoort gewoon wanneer je met een glimlach aan de telefoon zit. En … het werkt aanstekelijk! Met een glimlach is de toon meteen gezet.

3 tips om extra te scoren bij een sollicitatie

Meerdere skills afgevinkt? Dan is een job als administratief medewerker je misschien wel op het lijf geschreven! Om je alvast een vliegende start te geven, schotelen we je nog 3 extra tips voor:

Doe je research

Wat is de visie van het bedrijf? Waar staan ze voor? Wat vinden ze belangrijk? Het is altijd fijn om te weten dat het bedrijf voor duurzaamheid staat en jij toevallig ook. Tijdens een sollicitatie match je jouw persoonlijkheid zo aan het bedrijf.

Stel gerichte vragen

over het bedrijf en het takenpakket. Zo toon je oprechte interesse. Je wilt natuurlijk weten of je voor een 9-to-5 staat of je ook af en toe ’s avonds moet werken.