Hoe neem je een online sollicitatie af?

Dankzij de coronacrisis is onze manier van werken enorm veranderd, en dat heeft ook een invloed op onze manier van rekruteren. Sinds maart 2020 is het aantal online sollicitatiegesprekken exponentieel gestegen, zeker in de verkennende fase. In de laatste fase wordt soms nog een persoonlijk gesprek ingepland, maar ook dat verloopt steeds vaker digitaal.

Als expert in het (digitaal) rekruteren, geven we je graag 9 tips mee waardoor je met succes een online sollicitatiegesprek afneemt als (potentiële) werkgever.

Stuur een bevestiging, met een link naar de tool

Als je een online sollicitatiegesprek plant, stuur je, net als bij een fysiek sollicitatiegesprek een uitnodiging per mail. Daarin zet je alle informatie, zoals het uur van de sollicitatie, de persoon met wie het gesprek zal plaatsvinden, contactgegevens, … Vervang de locatie door de tool waarmee je de sollicitatie zal afnemen en de link. Er zijn momenteel zo veel verschillende mogelijkheden, denk maar aan Microsoft Teams, Zoom, Skype (for business), …

Laat techniek geen roet in het eten gooien

Murphy… we moeten het niet vertellen. Je loopt van de ene vergadering naar de andere en plots laat je computer, de tool of zelfs de wifi het afweten. Gebruik daarom tools die je vertrouwt. Kies niet voor Zoom, als je altijd Teams gebruikt.

Gaat het toch mis? Bel de kandidaat even op en geef aan hoe het gesprek wordt verdergezet: via telefoon, via een ander kanaal en stel de kandidaat gerust dat dit kan gebeuren.

Zorg voor een rustige plaats, zonder achtergrondgeluiden.

Werk je van thuis of vanuit kantoor? Zorg ervoor dat je het online sollicitatiegesprek op een rustige plaats kunt houden. Zo worden de sollicitant en jij niet gestoord of afgeleid door radio, spelende kinderen, miauwende katten,... Uiteraard kan het altijd gebeuren dat je even wordt onderbroken. Het kan zelfs grappig, of een ijsbreker zijn, maar de hele tijd kan het storend overkomen op de kandidaat en zelfs een verkeerd beeld geven. Let er ook op dat je niet met je rug naar een raam gaat zitten. Door het tegenlicht ben je niet goed zichtbaar voor de sollicitant.

Zit je in een vrij onprofessioneel uitziende kamer? Vaak is het mogelijk om een pre-set achtergrond in te stellen in het programma waarmee je de call houdt.

De kleren maken de man/vrouw

Ook als afnemer van een sollicitatiegesprek. Zorg dat je, ook als je thuis werkt en daar het online sollicitatiegesprek afneemt, de dresscode van het bedrijf hanteert. Zo geef je de kandidaat juiste verwachtingen.

Samen een sollicitatie afnemen? Maak goede afspraken.

Net als bij een fysiek sollicitatiegesprek, worden interviews vaak door meerdere personen afgenomen. Zo heb je verschillende visies en indrukken van de sollicitant. Uiteraard is dit ook mogelijk via een online sollicitatiegesprek. Eén gouden regel: zorg dat je goede afspraken maakt. Zo voorkom je dat je beide dezelfde vragen stelt, elkaar onderbreekt of tegenspreekt.

Een sollicitatiegesprek is geen verhoor, maar een dialoog

Hoor de kandidaat niet enkel uit, maar vertel ook over het bedrijf, de collega’s en de werksfeer. Laat de sollicitant ook vragen stellen. Zo zal hij zich meer op zijn gemak voelen en kom je ook te weten wat hij van een job en zijn nieuwe werkomgeving verwacht.

Even wennen…

Niet iedereen is gewend om te videoconferencen (ja, dat is een woord ondertussen). Heb daarom wat geduld met de sollicitant in kwestie en hou er rekening mee dat er altijd technisch iets kan misgaan. Je bent tenslotte afhankelijk van deze online programma’s en het internet, net als je bij een fysiek sollicitatiegesprek afhankelijk kan zijn van het verkeer.

Help! Non-verbale communicatie

Tijdens een videocall is het niet altijd even makkelijk om non-verbale communicatie van iemand te interpreteren. Dat wordt door verschillende experts bevestigd. Hierdoor kan je soms een ander beeld krijgen van de kandidaat dan hoe hij of zij in het echte leven is. Vaak zien we ook onszelf tijdens dit soort gesprekken, dus we letten meer op hoe we ons gedragen. Dit kan je oplossen door specifieke vragen te stellen en in een zo natuurlijk mogelijke flow te spreken.

En wat na het gesprek?

Zorg voor feedback op het afgesproken moment. Krijg je een bedankmail van je kandidaat? Beantwoord deze dan. Het toont dat de sollicitant geëngageerd is, en echt geïnteresseerd in de rol.

Nu ben je helemaal klaar om online interviews af te nemen.

Nog op zoek naar de ideale kandidaat? Neem contact op met ons en wij gaan met plezier voor je aan te slag. Wij, bij Asap, geloven dat iemand volledig zichzelf kan zijn in zijn job en die persoon, die vinden we graag voor jou.