Privacy Policy – Klanten/Prospects m.b.t. GDPR (EU 2016/679)
De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Asap.be, Zuiderring 11, 3600 Genk.
Asap.be heeft een DPO aangesteld die als contactpersoon zal optreden met betrekking tot alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten in dit kader.
Indien u vragen hebt met betrekking tot deze privacy policy kan u contact opnemen met privacy@Asap.
(1) Onze waarden en de omgang met persoonsgegevens
Vanuit de waarden die wij als Asap uitdragen, vinden wij het essentieel om voor onze werknemers, uitzendkrachten en contacten bij onze klanten een betrouwbare omgeving te creëren waarbij hun persoonsgegevens op een ethische en respectvolle wijze worden beschermd.
Asap vindt daarom ook een correcte omgang met de persoonsgegevens die zij verwerkt heel belangrijk. Binnen onze organisatie gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle categorieën van betrokkenen of dit nu gegevens zijn van bediendes, uitzendkrachten studenten of contactpersonen bij onze klanten.
Op 25 mei 2018 werd de GDPR/AVG (EU 2016/679) van kracht. De GDPR bepaalt hoe organisaties het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens dienen te gebeuren. Niettegenstaande Asap reeds in orde was met de voorgaande Belgische Privacywetgeving heeft de implementatie van de GDPR er mee voor gezorgd dat Asap nog een hoger niveau van beveiliging heeft bereikt en dit zowel op het organisatorische als het technische vlak.
1.1 Hoe en wanneer verzamelt Asap uw persoonsgegevens ?
Wij ontvangen uw persoonsgegevens in eerste instantie van uzelf : U vult één van onze formulieren op de website in, u schrijft ons een e-mail, u bezoekt ons in één van onze kantoren, wij bezoeken u in uw kantoren, via een business-kaartje op een evenement enz.) Wij verzamelen dus zowel gegevens van (kandidaat)-uitzendkrachten, medewerkers als van contactpersonen bij onze klanten.
Bij (kandidaat)-uitzendkrachten kunnen we In bepaalde gevallen, en enkel en alleen met toestemming, referenties vragen bij voorgaande werkgevers of tijdens evaluaties bij bestaande werkgevers.
1.2 Welke persoonsgegevens verwerken we van u ?
Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze overeenkomst : uw naam en voornaam, uw functie, uw professionele contactgegevens : telefoon- en/of gsm-nummer, uw e-mailadres en uw voorkeurstaal.
Enkel en alleen met uw toestemming kunnen we bijkomende persoonsgegevens verwerken zoals de datum van uw verjaardag, uw interesses of uw hobby’s zodat wij hier bij de organisatie van events rekening mee kunnen houden.
1.3 Waarom verwerken we uw gegevens ?
We verwerken uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de doelen die beschreven zijn in de hiernavolgende paragraaf. Uw persoonsgegevens zullen niet gebruikt worden voor andere doelen zonder u daarvan voorafgaandelijk in te lichten en, indien dit nodig mocht zijn, uw toestemming hiervoor te vragen.
De verwerking van uw persoonsgegevens blijft dus beperkt tot de uitvoering van onze dienstverlening aan u en/of uw organisatie zoals overeengekomen in onze samenwerkingsovereenkomst of in het kader van uw dienstverlening aan Asap als leverancier, partner of consultant.
Meer bepaald voor volgende verwerkingen worden uw persoonsgegevens verwerkt :
om informatie met u te kunnen uitwisselen over onze diensten
om de planning en de prestaties van onze uitzendkrachten te kunnen verwerken en de daaropvolgende facturatie te kunnen uitvoeren.
om u te kunnen informeren over onze huidige dienstverlening, nieuwe/toekomstige producten en diensten alle andere activiteiten die Asap onderneemt om een langdurige samenwerking te kunnen uitbouwen die zowel vandaag als in de toekomst voldoet aan uw behoeften als klant
om u tekunnen contacteren voor commerciële aanbiedingen, evenementen, nieuwsbrieven en andere initiatieven die Asap onderneemt om u als klant steeds op de hoogte te houden van wat interessant kan zijn
voor het opsporen van mogelijke fraude bij bv. betalingen van facturen
1.4 Op welke wettelijke gronden kunnen wij uw gegevens verwerken
Voor het afsluiten van overeenkomsten zijn er wettelijke bepalingen gedefinieerd die het mogelijk maken om bepaalde persoonsgegevens te verwerken zoals daar zijn de naam, functie en handtekening van de persoon die de overeenkomst ondertekent.
Om u op de hoogte te kunnen houden van nieuwe diensten, onze organisatie in het kader van onze samenwerking verwerken wij uw gegevens op basis van een ‘gerechtvaardigd belang’ net zoals verwerkingen die te maken hebben met het opsporen van fraude.
In het kader van uitnodigingen voor events zullen we uw voorkeuren voor bepaalde uitnodigingen enkel verwerken met uw expliciete toestemming.
1.5 Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens ?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de uitvoering van de bepaalde doelen, zoals onder meer gedurende de periode van onze samenwerking. Wanneer op bepaalde persoonsgegevens wettelijke bepalingen van toepassing zijn, dan zijn wij verplicht om deze termijnen te volgen. Bv. wanneer uw naam als contactpersoon op een factuur aanwezig is, blijft dit persoonsgegeven aanwezig gedurende de wettelijke termijn dat facturen dienen bewaard te blijven.
1.6 Met wie delen we uw persoonsgegevens en om welke reden
Zoals reeds eerder aangegeven verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze gestelde doelen zoals bepaald in de dienstverleningsovereenkomst. Bijkomend kunnen wettelijke verplichtingen ons ertoe brengen uw persoonsgegevens te delen, kan een gerechtvaardigd belang ingeroepen worden om gegevens te delen met derden. Wanneer deze derden verwerkers zijn, zorgen wij steeds voor een verwerkersovereenkomst die dezelfde garanties bieden voor de veiligheid van de verwerking als diegene die wij u aanbieden. Dit kunnen zijn :
Andere vennootschappen van de Asap groep in het kader van bv. management informatie
Uitzendkrachten, sollicitanten,… in het kader van bv. afspraken met betrekking tot sollicitatie gesprekken of de aanvang van de samenwerking
Onderaannemers (verwerkers) in het kader van bv. IT diensten, preventiediensten,…
aan overheidsinstanties in het kader van bv. wettelijke inspecties of onderzoeken
aan derden wanneer we daar bij wet of vonnis toe worden verplicht
aan onze revisoren in het kader van de wettelijk verplichte jaarlijkse audits
Uw persoonsgegevens worden door Asap niet verhuurd, verkocht of commercieel ter beschikking gesteld aan derden.
In geval van een verkoop, fusie, reorganisatie, ontbinding of gelijkaardige gebeurtenissen, kunnen uw persoonsgegevens onderdeel zijn van de overgedragen activa.
Uw persoonsgegevens worden niet verwerkt buiten de Europese Unie.
1.7 Technische en organisatorische maatregelen
Aangezien Asap uw privacy zeer belangrijk vindt, stellen wij alles in het werk om uw persoonsgegevens adequaat te beveiligen. Wij hebben alle passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen een mogelijke gegevensinbreuk.
1.8 Welke zijn uw rechten ?
Wanneer u gegevens met Asap deelt, hebt u als betrokkene een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Deze worden hieronder beschreven.
Het recht op informatie: dit recht wordt beschreven in dit document.
Het recht op toegang: u kan steeds aan de DPO privacy@Asap een verzoek richten om al de door Asap opgeslagen gegevens in te kijken of hier een uitdruk van te verkrijgen in een leesbaar formaat. Wanneer u deze informatie opvraagt zal Asap deze voorzien van alle noodzakelijke informatie zoals: de verwerkingen, de retentieperiode, de wettelijke grond voor verwerking en de ontvangers.
Het recht op rechtzetting: u hebt het recht om elk persoonlijk & feitelijk gegeven dat wij van jou verwerken te laten aanpassen wanneer u weet of vermoed dat dit niet correct is. Asap zal dit zo snel mogelijk aanpassen. Wij moedigen u tevens aan om dit zo snel mogelijk te doen wanneer dit noodzakelijk zou zijn.
Het recht op verwijdering: wanneer u niet meer wenst dat Asap uw persoonlijke gegevens verwerkt, kan u bij de DPO (privacy@Asap) aanvragen om deze gegevens te verwijderen uit de bestanden/databases van Asap.
Echter is dit recht geen absoluut recht en dient u er rekening mee te houden dat andere wetgeving dit recht kan beperken. Bv. U kan geen verwijdering vragen van gegevens waarop een wettelijke bewaartermijn werd vastgelegd en deze bewaartermijn nog niet werd bereikt. Alle persoonlijke gegevens die wij van u verwerken op basis van ‘toestemming’ kan u echter onmiddellijk laten verwijderen wanneer u de toestemming tot verwerking intrekt samen met een vraag tot verwijdering. Dit kan op eenvoudig verzoek. (privacy@Asap).
Asap heeft eveneens een ‘Gerechtvaardigd Belang’ om geen enkel gegeven te verwijderen wanneer er geschillen lopen bv. een rechtszaak of andere discussie die wettelijke gevolgen kan hebben. Zolang dergelijke activiteiten lopen, kunnen wij geen gegevens verwijderen.
Het recht op de beperking van verwerking: wanneer u het niet eens bent met één of meer van de verwerkingen die Asap op uw gegevens uitvoert, kan u hier een beperking op inroepen. Dit kan gebeuren bij eenvoudige vraag aan de DPO (privacy@Asap).
Recht op gegevensoverdracht: wanneer u wenst voor kan u Asap vragen (via de DPO privacy@Asap) om de door u aangebrachte gegevens in een digitaal formaat aan te leveren zodat u deze aan een nieuwe dienstverlener kan bezorgen. Het betreft hier enkel de volgende gegevens: identificatie en contactgegevens.
Het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Autoriteit: wanneer u vermoed of denkt te weten dat Asap onzorgvuldig met uw persoonlijke gegevens omgaat of de hierboven beschreven rechten niet respecteert, dan kan ju hierover een klacht indienen bij de bevoegde Belgische Autoriteit op het volgende adres: Gegevensbeschermingsautoriteit, klachtendienst, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
1.9 Wie contacteert u in geval van vragen, de uitvoering van uw rechten of klachten ?
Asap heeft een DPO aangesteld die als contactpersoon zal optreden met betrekking tot alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten in dit kader.
Indien u vragen hebt met betrekking tot de bepalingen van dit document, kan u contact opnemen met privacy@Asap.
1.10 Aanpassingen aan dit document
Asap kan de bepalingen in dit document aanpassen. Wij vragen u dan ook vriendelijk om deze pagina af en toe te raadplegen op een nieuwe versie.
(2) Bijzondere voorwaarden als gevolg van de bepalingen binnen de GDPR (EU 2016/679)
Voor onze klanten en prospects betekent dit dat een aantal bijzondere voorwaarden van kracht worden die er voor dienen te zorgen dat de principes van de GDPR door de klanten en prospects worden onderschreven.
Deze bijzondere voorwaarden bepalen dat :
De klant/prospect verklaart vereisten van de GDPR (EU 2016/679) te zullen respecteren in alle verwerkingen waarbij persoonsgegevens zijn betrokken die door Asap ter beschikking werden gesteld. De klant/prospect erkent dat zij als verwerkingsverantwoordelijke onderworpen is aan de specifiek tot de verwerkingsverantwoordelijke gerichte rechten en verplichtingen van alle Belgische regelgeving ter uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming zelf.
De klant/prospect verklaart om de vertrouwelijkheid van de verwerking van persoonsgegevens die door Asap ter beschikking worden gesteld in acht te nemen zijn personeelsleden en aan al zijn externe partners, met wie hij in het kader van outsourcing en aanneming van werken samenwerkt, een juridisch afdwingbare verbintenis tot vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens te zullen opleggen. Aan de medewerkers van de sub-verwerkers zullen dezelfde maatregelen m.b.t. vertrouwelijkheid en veiligheid opgelegd worden voor de omgang met de persoonsgegevens.
De klant/prospect zich ertoe de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn voor de bescherming van de persoonsgegevens tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, evenals tegen de wijziging van of de toegang tot, en iedere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens, te implementeren en te respecteren.
In het kader van de verwerking van CV’s wordt bepaald dat :
De klant/prospect verbindt zich ertoe om de persoonsgegevens van niet-geselecteerde uitzendkrachten die door Asap met uitdrukkelijke en specifieke toestemming van betrokkene werd doorgegeven aan de klant/prospect onmiddellijk na de beëindiging van de selectieprocedure te vernietigen. De klant/prospect vrijwaart Asap tegen alle schade en aanspraken van derden, daaronder inbegrepen de betrokkene, die het gevolg kan zijn van een schending door de klant/prospect van bovenstaande paragraaf.
Indien de klant/prospect de persoonsgegevens van niet-geselecteerde uitzendkrachten langer dan de selectieprocedure wil bewaren, zal hij in zijn rol van verwerkingsverantwoordelijke zelf de specifiek tot de verwerkingsverantwoordelijke gerichte verplichtingen van de AVG moeten naleven.
In geval van een inbreuk in verband met de persoonsgegevens die door Asap aan de klant/prospect werden ter beschikking gesteld zal de klant/prospect onmiddellijk of indien niet mogelijk van zodra hij hierover beschikt, Asap alle gelende informatie in verband met de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan Asap doorgeven via het e-mail adres pricvacy@Asap.
Voor alle vragen, opmerkingen of bemerkingen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, kan de klant/prospect zich wenden tot de DPO via het e-mail adres privacy@Asap