Nous oublions souvent les données ... jusqu’à ce que les choses tournent mal. En tant que professionnel des ressources humaines, quand on vous dit RGPD, vous pensez peut-être immédiatement aux candidatures ou aux dossiers personnels. Pourtant, le départ d’un collaborateur mérite également une attention particulière. Car c’est précisément à ce moment-là que les risques surgissent : messageries oubliées, accès non contrôlés ou données qui trainent.

Comment vous assurer que votre processus de départ est conforme aux règles du RGPD et que votre réputation reste intacte ?

Pourquoi le RGPD est-il si important en cas de départ ?

En cas de départ d’une personne, vous êtes légalement tenu·e de supprimer les données à caractère personnel inutiles. Nous pensons aux rapports d’évaluation, aux contrats obsolètes ou à l’accès aux systèmes. C’est ici que le RGPD se heurte de plein fouet à vos processus internes. Et il ne s’agit pas de cocher une case, mais plutôt d’adopter une politique stratégique.

Un mauvais traitement des données lors d’un départ peut entraîner des risques juridiques, mais également nuire à la réputation de votre employeur. En effet, une procédure de départ négligée laisse des traces, tant chez le collaborateur qui part que dans le réseau qui l’entoure.

5 conseils concrets pour un départ conforme au RGPD

  • Nettoyez vos systèmes : fournissez une feuille de route claire concernant la suppression des données. Pour ce faire, collaborez avec votre équipe informatique et créez une liste de contrôle centrale.

  • Limitez l’accès aux informations sensibles : clôturez les comptes en temps utile et empêchez les ex-collaborateurs d’avoir encore accès aux outils internes ou aux données des clients.

  • Communiquez clairement sur ce qu’il advient des données : expliquez quelles données vous conservez et pourquoi. La transparence permet d’instaurer la confiance et d’améliorer votre réputation.

  • Planifiez un entretien de départ et abordez le sujet du RGPD : l’entretien de départ est également l’occasion d’aborder les questions relatives à la protection de la vie privée. Informez votre collaborateur des données personnelles qui seront conservées, de celles qui seront supprimées et expliquez pourquoi. Demandez-lui également s’il a encore des données en sa possession, par exemple sur des appareils privés ou dans sa messagerie. Cela permet d’éviter que des données sensibles continuent de circuler à son insu.

  • Documentez toutes les étapes : de la fermeture de comptes à la suppression de fichiers, gardez une trace de ce qui a été effectué, quand et par qui. C’est essentiel pour votre responsabilité en matière de RGPD.

Pensez au-delà du départ

Un processus de départ effectué dans les règles montre que votre organisation applique ses valeurs, même dans les moments difficiles. Et cela porte ses fruits. Les anciens collaborateurs restent souvent dans le même secteur, peuvent revenir en tant que « collaborateurs boomerang » ou vous recommander à d’autres. Mais leur dernière impression doit être positive.

Vous souhaitez adopter une approche professionnelle ? Cela commence par une politique ferme en matière de traitement des données. 

Besoin d’aide pour mettre en place un processus de départ conforme au RGPD ?

Chez Asap, nous sommes prêts à partager avec vous notre expertise, nos outils et nos conseils. Contactez notre équipe dès aujourd’hui. De cette manière, vous vous assurez que chaque collaborateur quitte l’entreprise avec respect et confiance, sans qu’il y ait de fuite de données.

Contactez-nous

Lire d'autres articles du blog

Conseils de carrière

Découvrez votre talent en 3 étapes et trouvez le job parfait !

jeudi 10 avril 2025

Découvrez votre talent en 3 étapes et trouvez un job qui vous stimule. Asap vous aide à vous développer

Lire la suite
Conseils de carrière

5 signes indiquant que vous êtes prêt à changer de carrière

jeudi 10 avril 2025

Vous pensez qu’il est temps de changer ? Découvrez 5 signes indiquant que vous êtes prêt·e à changer de carrière

Lire la suite
Législation

5 conseils pour une bonne politique en matière de données en cas de départ

mercredi 9 avril 2025

Évitez les fuites de données lors des départs. Découvrez 5 conseils pour un processus de départ conforme au RGPD

Lire la suite